Regulamin serwisu

1. Definicje

• Serwis — aplikacja internetowa Oknomierz dostępna pod adresem oknomierz.pl
• Usługodawca — właściciel i operator Serwisu
• Użytkownik — osoba fizyczna lub prawna korzystająca z Serwisu
• Konto — indywidualne konto Użytkownika w Serwisie

2. Dane usługodawcy

• Pełna nazwa: AILUX SOFTWARE Sławomir Wieczorek
• Adres: 34-326 Pietrzykowice, ul. Pogodna 11
• Telefon: +48 503 158 294
• E-mail: kontakt@ailux-software.pl

3. Warunki ogólne

Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Serwis jest przeznaczony dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży stolarki otworowej (B2B).

4. Rejestracja i konto

• Rejestracja wymaga podania adresu e-mail i utworzenia hasła
• Użytkownik odpowiada za poufność danych logowania
• Jedno konto odpowiada jednej firmie dealerskiej

5. Plany i płatności

Serwis oferuje następujące plany. Wszystkie ceny płatnych planów są cenami netto — do każdej płatności doliczany jest podatek VAT 23%.

• START (0 zł/msc) — do 10 ofert miesięcznie, generowanie PDF, podstawowy import AI (5 analiz/mies.), dostęp do Zapytań ofertowych od klientów (10 bezpłatnych odsłonięć/mies. w promieniu działania dealera), podstawowy CRM i kalkulator. Plan bezpłatny bez limitu czasowego.
• START + Zapytania (49 zł netto/msc lub 490 zł netto/rok) — wszystko z planu START plus dostęp do Zapytań ofertowych od klientów (50 odsłonięć/mies.).
• PRO (70 zł netto/msc lub 700 zł netto/rok) — nielimitowane oferty, pełny import AI (200 analiz/mies.), masowy import produktów (500/mies.), wysyłka ofert e-mailem, brandowane PDF, dashboard i raporty, moduł inwentarza, praca w zespole do 2 osób oraz priorytetowe wsparcie. 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez podawania danych karty.
• ULTRA (149 zł netto/msc lub 1490 zł netto/rok) — wszystko z planu PRO plus zwiększone limity AI (500 analiz i 2000 masowych importów/mies.), zespół do 10 osób z zarządzaniem uprawnieniami, nielimitowane zapytania ofertowe od klientów oraz priorytetowe wsparcie. 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez podawania danych karty.

Płatności za plany płatne realizowane są z góry za okres miesięczny lub roczny (zależnie od wyboru użytkownika). Użytkownik może zrezygnować z planu płatnego w dowolnym momencie — dostęp do funkcji premium wygaśnie z końcem opłaconego okresu.

5a. Zakres usług

Serwis umożliwia:

• Tworzenie i zarządzanie katalogami produktów
• Kalkulację i generowanie ofert cenowych w formacie PDF
• Zarządzanie bazą klientów i historią ofert
• Import katalogów, protokołów pomiarowych i ofert z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI)
• Wysyłkę ofert drogą e-mail
• Przeglądanie statystyk i raportów sprzedażowych
• Tworzenie i generowanie szablonów umów powiązanych z ofertami
• Planowanie wizyt, pomiarów i montaży w zintegrowanym kalendarzu
• Ewidencję narzędzi i sprzętu w module inwentarza z kodami QR

5b. Przetwarzanie danych przez AI

Funkcje importu AI umożliwiają automatyczną ekstrakcję danych z dokumentów (katalogi produktów, protokoły pomiarowe, oferty handlowe) przesłanych przez Użytkownika. W ramach tej funkcji treść dokumentów jest przekazywana do zewnętrznego dostawcy AI (OpenAI Inc.) wyłącznie w celu analizy i rozpoznania danych.

• Dane przesłane do API AI nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji
• Korzystanie z funkcji AI jest dobrowolne — Użytkownik może wprowadzić dane ręcznie
• Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść przesyłanych dokumentów i powinien upewnić się, że posiada prawo do przetwarzania zawartych w nich danych osobowych
• Szczegóły dotyczące ochrony danych w kontekście AI opisano w Polityce prywatności (sekcja 4a)

6. Własność intelektualna

Serwis, jego kod źródłowy, design i treści są własnością Usługodawcy. Dane wprowadzone przez Użytkownika (katalogi, oferty, dane klientów) pozostają własnością Użytkownika.

7. Odpowiedzialność

• Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Serwis działał bez przerw, ale nie gwarantuje 100% dostępności.
• Użytkownik ponosi odpowiedzialność za poprawność danych wprowadzanych do Serwisu (ceny produktów, dane klientów).
• Usługodawca nie odpowiada za straty wynikające z błędnych danych wprowadzonych przez Użytkownika.
• Serwis działa jako platforma pośrednicząca w przekazywaniu zapytań ofertowych od klientów końcowych do zarejestrowanych dealerów. Usługodawca nie gwarantuje, że dealerzy odpowiedzą na zapytanie, ani nie ponosi odpowiedzialności za treść, terminowość lub brak odpowiedzi ze strony dealerów. Decyzję o skontaktowaniu się z klientem podejmuje każdy dealer indywidualnie.
• Wobec Użytkowników niebędących konsumentami, odpowiedzialność Usługodawcy z jakiegokolwiek tytułu (w tym za błędy oprogramowania, przerwy w działaniu Serwisu lub utratę danych) jest ograniczona do wysokości opłat subskrypcyjnych faktycznie wniesionych przez Użytkownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających wystąpienie szkody, z wyłączeniem odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans).

8. Usunięcie konta

Użytkownik może w każdej chwili usunąć konto kontaktując się z supportem (kontakt@ailux-software.pl). Usunięcie konta wiąże się z trwałym usunięciem wszystkich danych Użytkownika w ciągu 30 dni.

9. Zmiany regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Brak akceptacji zmian Regulaminu w terminie 14 dni od dnia poinformowania o nich jest równoznaczny z wypowiedzeniem umowy ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego. Do czasu wygaśnięcia umowy Użytkownik korzysta z Serwisu na zasadach dotychczasowych. Użytkownik ma możliwość wyrażenia akceptacji nowej wersji w panelu konta lub wylogowania się i zgłoszenia żądania usunięcia Konta.

9a. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu wymagane jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, zainstalowanie aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Edge) z włączoną obsługą plików cookies oraz JavaScript, a także aktywne konto e-mail. Do otwierania wygenerowanych dokumentów (np. ofert) niezbędne jest oprogramowanie do obsługi plików PDF.

9b. Procedura reklamacyjna

Użytkownik może zgłaszać reklamacje dotyczące działania Serwisu mailowo na adres kontakt@ailux-software.pl. Reklamacja powinna zawierać adres e-mail powiązany z Kontem oraz dokładny opis zaistniałego problemu. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania i udziela odpowiedzi na adres e-mail zgłaszającego.

10. Prawo właściwe

Regulamin podlega prawu polskiemu. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

11. Zwroty i odstąpienie od umowy

• Prawo do odstąpienia: Użytkownik będący konsumentem ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny, licząc od dnia zawarcia umowy.
• Wyraźna zgoda na świadczenie: Korzystając z planu PRO, ULTRA lub START + Zapytania przed upływem terminu do odstąpienia, Użytkownik wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi i przyjmuje do wiadomości, że prawo do odstąpienia wygasa w chwili rozpoczęcia świadczenia.
• Okres próbny: Plany PRO i ULTRA oferują 14-dniowy bezpłatny okres próbny. Jeśli płatność została pobrana przed końcem okresu próbnego (np. z powodu wcześniejszej aktywacji), Użytkownik może zawnioskować o zwrot środków w ciągu 14 dni od daty pierwszej płatności, pod warunkiem że nie korzystał w pełni z płatnych funkcji w sposób znaczący.
• Zwrot po okresie próbnym: W przypadku subskrypcji aktywnych (po okresie próbnym) zwroty rozpatrywane są indywidualnie. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy zwrotu jeśli usługa była wykorzystywana w pełnym zakresie.
• Procedura zwrotu: Aby zawnioskować o zwrot, należy przesłać wiadomość na adres kontakt@ailux-software.pl z tytułem „Zwrot — Oknomierz” i podać adres e-mail powiązany z kontem. Zwrot następuje w ciągu 14 dni roboczych na rachunek bankowy, z którego dokonano płatności.

12. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (DPA)

W związku z korzystaniem z Serwisu, Użytkownik wprowadza do niego dane osobowe swoich klientów (m.in. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy/montażu). Użytkownik występuje w roli Administratora tych danych, a Usługodawca w roli Podmiotu Przetwarzającego (Procesora). Strony zawierają niniejszą Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych:

• Cel i zakres: Użytkownik powierza Usługodawcy dane w celu realizacji usług Serwisu, a zakres obejmuje dane klientów wprowadzane do bazy danych CRM oraz formularzy wyceny i inwentaryzacji.
• Obowiązki Procesora: Usługodawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (którym jest korzystanie z funkcjonalności Serwisu), wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane (zgodnie z art. 32 RODO), zapewnić zachowanie poufności przez osoby upoważnione oraz pomagać Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków ochrony danych.
• Podpowierzenie (Sub-processing): Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z usług podmiotów trzecich w celu utrzymania infrastruktury Serwisu. Aktualna lista podprocesorów znajduje się w Polityce prywatności (np. Supabase, Vercel, Resend, Stripe, OpenAI). Usługodawca nakłada na podprocesorów obowiązki ochrony danych co najmniej takie same, jak w niniejszej umowie.
• Usunięcie danych: Po zakończeniu świadczenia usług Usługodawca usuwa wszelkie dane osobowe powierzone przez Użytkownika w ciągu 30 dni, chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie.